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Processos de compras: É preciso automatizar para evitar falhas

Gestores precisam ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada

19 de Junho de 2017 - 12h04

Já ouvi inúmeras as vezes que não há espaço para a tecnologia dentro dos processos de compras das empresas. Isso porque os setores estão habituados a operar da mesma forma de sempre e a ideia de mudança gera temor. Para se ter uma ideia, aproximadamente 60% das atividades dessas áreas são controladas por planilhas ou — inúmeras — trocas de e-mails entre a companhia e seus fornecedores. Você consegue imaginar? De um lado, muitos processos, auditorias e regras para uma corporação manter seu core bussiness. Em compensação, do outro lado, as ações do setor de compras e suprimentos ainda circulam em documentos “soltos” nos equipamentos dos colaboradores.

O fato de manter informações em hardware me lembra de uma ocasião em que o diretor de uma grande companhia demitiu um de seus funcionários. Até aí, acontece. Mas, o que surpreende nessa história é que, junto com o colaborador, foram embora três anos de processos de compras. Todo o histórico de negociações, cotações, requisições e, inclusive, contatos, do setor de suprimentos daquela empresa simplesmente deixaram de existir. Pensando de forma racional, hoje é possível recuperar todos os dados. Porém, da mesma forma que as informações foram apagadas propositalmente, o problema é atestar a veracidade das informações recuperadas. E se foram feitas mudanças nos mapas comparativos, nas cotações ou prazos de entrega? Será que é realmente possível confiar nos dados recuperados?

Empresas grandes, e não tão grandes, buscam agilidade em processos de compras, redução de custos, colaboração com seus fornecedores e governança. No entanto, muitas vezes deixam de lado questões estruturais importantes como jamais deixar uma base de dados no computador de um funcionário que, muitas vezes, não oferece atenção necessária para algo tão importante.

Ao pensar na elaboração de contratos ou catálogos, os compradores buscam redução de custos por meio de longas negociações, aquisições com quantidades e prazos definidos. Porém, se o acordo não se torna realidade internamente e, pelos mais diversos motivos, as informações sobre os pedidos não forem atualizadas, elas continuarão sendo enviadas para os fornecedores com valores antigos.

Imagine agora uma grande negociação com a operadora de celular da sua empresa e, apenas dois meses mais tarde, você percebe que o valor cobrado ainda é o antigo. Na hora em que vai verificar, descobre que o comprador esqueceu de atualizar os dados do contrato no sistema. Essa é mais uma prova de que qualquer processo manual é passível de erro humano.  

​​Muitas organizações perdem montantes enormes simplesmente por se dedicarem as negociações e esquecerem de atualizar o sistema com o que foi acordado. Isso sem mencionar o problema de governança. É preciso gerir os processos de compras pois, com essas informações armazenadas, você conseguirá ter mais poder de negociação. Lembrando que todas essas dores são reais. E de empresas reais.

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No fim das contas, precisamos ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada. Também é fundamental evitar, ao máximo, erros humanos ou inconsistência de dados. Para ajudar nesse sentido, existem diversas soluções no mercado. Uma delas é a utilização de uma plataforma de e-procurement. Ela permite realizar cotações e negociações de forma 100% eletrônica e, depois de fechados os acordos, os dados são transformados em itens de catálogos internos – o que faz com que todas as requisições do produto em questão sejam feitas e aprovadas de forma automatizada.

Já para a criação de uma minuta contratual, o comprador pode encaminhar o documento por meio da solução de CLM (Contract Lifecycle Management). Neste caso, todas as modificações de cláusulas são controladas e aprovadas até o momento da assinatura digital. Esse procedimento confere ainda mais agilidade e controle aos processos de compras, pois todas as alterações e versões dos contratos, assim como outros documentos, ficam centralizadas em um mesmo ambiente. O uso de uma ferramenta como essa torna mais fácil, inclusive, buscar informações para gestão de contratos de um jeito eficiente.

Automatizar os processos de compra permite também que a empresa mantenha todas as informações sob controle. E o melhor: de acordo com suas regras. Além de mais agilidade e colaboração entre o setor de compras e suprimentos com seus fornecedores, iniciativas como essa trazem mais resultado nos ganhos de custos de aquisições. Que tal pensarem tudo isso e reestruturar o setor da sua empresa?

*Paulo Rosanova, diretor de Canais do Mercado Eletrônico.